讃岐罐詰株式会社は香川県三豊市財田地区と三野町、秋田県由利本荘市に工場を持ち、筍や果物、きのこ等の缶詰や瓶詰め、レトルトパウチ食品を製造する企業。 クラウド勤怠管理システムKING OF TIMEの導入にあたり、百十四銀行および百十四システムサービスによる導入支援をご依頼いただきました。
新しいシステムを使いはじめるまでの道のりや当社の導入支援について、代表取締役の西山良之さま、常務取締役の角岡智さま、勤怠管理ご担当の中藪由香さまにお話を伺いました。
 

――まずは勤怠管理システムを導入することになった経緯を教えてください。

讃岐罐詰・代表取締役 西山さま
KING OF TIMEは百十四銀行さんからのご提案を受けて、導入をしました。
これまで勤怠は紙のタイムカードで管理しており、主に中薮が担当して、最終的な集計作業には角岡が加わり、2人で確認を行うというかたちです。KING OF TIMEに決めた理由は、このシステムを入れたら業務が楽になるということを教えていただいたからです。 先に導入した企業さまの事例で、作業量も作業時間もだいぶ軽減されるという内容をご紹介いただいて。それまでは給与計算をするのに2〜3日かかっていたのが、すぐにできるようになったって聞きましたね。それならだいぶ楽になるな、と感じました。

百十四銀行・松浦
日頃からお付き合いのある讃岐罐詰さまに、昨年我々のお客様の事例をお伝えし、導入をお決めいただきました。

讃岐罐詰・常務取締役 角岡さま
ずっと手打ちで入力していたものが、KING OF TIMEにしたら自動的にデータ化されるということで、これまでの作業量がだいぶ軽減すると思いました。


――これまでの勤怠管理ではどんなご苦労があったのでしょうか？

讃岐罐詰・代表取締役 西山さま
やはりタイムカードに印字されたものを、すべてエクセルに移して管理をすることが大変でした。エクセルに入力したデータは2人がかりで突合せをしていかないといけないのですが、それがかなり面倒だったんです。 100名以上の勤務時間の集計を、全部手作業でやっておりましたので。

百十四銀行・松浦
国などへの各種申請の際には、データ加工の手間もあったそうですね。

讃岐罐詰・常務取締役 角岡さま
はい。年金事務所とのやりとりやさまざまな補助金申請の際にも、勤怠のデータが必要なことがあるのですが、その集計の際、国や県は月末基準、当社は15日締めなので、そのたびにデータを加工する必要があり、そこに労力がかかっておりました。 KING OF TIMEで勤怠を常にデータ化していれば、そのような労力なしに、色々なところで使いやすいというお話もありましたね。

百十四システムサービス・藤本
勤怠の集計後、別のところで金額を算出したものを給与計算ソフトに手打ちする作業も大変だったと思います。一人の方の給与が20万円だったらその人の賃金のページを開いて「20万円」と、人数分入力なさっていたんですよね。

讃岐罐詰・常務取締役 角岡さま
その通りです。

――KING OF TIMEを導入することが決まってから、実際に運用し始めるまでのご準備はいかがでしたか？

讃岐罐詰・代表取締役 西山さま
当社独自の勤怠ルールというのが結構あって、オーソドックスな仕組みのKING OF TIMEにそのすべてを当てはめるのは難しいというのが分かり、その扱いに苦労しました。 例えば時間単位での有休制度というのがあるのですが、「今日は15時に帰るから、15時から定時の17時までは有休を使います」と申告していても、実際は15時半に帰ることになる場合もあります。 その場合、事前の届出とは違う勤務になるので、管理者はその内容を実際の勤務に合わせて手作業で修正しなくてはならないのです。

百十四システムサービス・藤本
讃岐罐詰さんは労働者有利の規定が多く、ていねいにされているので、そういうケースがあった場合にはどうしても手作業での修正が必要になるんですよね。それをどうしていくかが、今後の課題として残っています。

讃岐罐詰・常務取締役 角岡さま
今は申告内容と違う時間にタイムカードの打刻をおこなっていた場合、本人に「その30分どうする？」と、確認して、希望通りに修正しています。

讃岐罐詰・中薮さま
その制度の部分は、給与計算システムとのデータ連携にも影響があって大変でした。

百十四システムサービス・藤本
そうですね。従業員の中で有休がない方が時間単位で欠勤をした場合、その分をお給料から減らすのですが、日給の方の場合は、例えば1日1万円の賃金だとしたら、1時間お休みすると1250円をマイナスした8750円を基本手当として出していらっしゃるんです。 ですがKING OF TIMEでは勤務日数から欠勤時間を引くっていうことができなくて、なんとかご相談して、支給するお金とマイナスするお金を分離して考えることにしたんです。そうしたことで今度は給与計算ソフトやエクセル側の設定を変更する必要が生じてしまい、それをクリアするのに大変時間がかかってしまいました。
社長から税理士さんにご相談いただいたり、中薮さんのデスクのところから、私が給与計算ソフトのメーカーさんのサポートセンターに電話してその場で設定を触ってみたり、色々なことをさせていただいて解決しました。

――導入後、KING OF TIMEへの打刻はどのようにされていますか。

讃岐罐詰・中薮さま
各拠点にピットタッチという打刻機を設置しています。打刻用カードは、打刻機の側にカードラックを設置して保管しています。カードには個人名が入ったシールを貼り付けているのですが、ラックをひと目見ただけで誰が出勤しているか分かるようにするための工夫として、 シールの色を表裏で変えているんです。出勤後、カードを打刻機にかざしたら、表裏をひっくり返してからラックに戻すルールです。名前のシールが白であれば出勤済み、赤になっていれば出勤していない、と誰が見てもすぐに分かるようになっています。

讃岐罐詰・常務取締役 角岡さま
導入後、全拠点でKING OF TIMEでの打刻を開始するまでには半年近くかけました。始めは2〜3人だけ、紙のタイムカードとKING OF TIMEのカードの両方で打刻してみて、問題なかったので、それから本社・本社工場の40人ぐらいが移行し、その後三野工場、秋田工場にも展開していきました。

――管理者さまとして、KING OF TIMEを導入してからの勤怠管理はいかがでしょうか？

讃岐罐詰・代表取締役 西山さま
この人は出勤簿している、この人は出勤していない、どうしたんだろうかとか、リアルタイムに分かるようになりました。机に座っていながら、すべての工場の勤務状況が分かるっていうのはすごく良いところです。
秋田に行くのは年1回程度なので、以前の紙のタイムカードのときは月末にならないと勤務状況は把握できなかったですが、今はいつでも目の前のパソコンから見られることで無駄な残業を減らす効果も出ています。

讃岐罐詰・常務取締役 角岡さま
残業の上限規制について、メールでアラートが来るようになったことが役に立っています。対象者に対して、あまり遅くまで残らないようにっていう注意喚起ができるようになりました。従来だったらタイムカードを見ないと分からなかったですから。 というか、タイムカードをパッと見ても残業時間がトータルで何時間なのかというのは把握できませんので、パソコンでリアルタイムに分かるようになったのは大きな変化ですね。とくに秋田工場では管理者が勤怠状況を見て「あ、この子にはもう残業させたらいけないな、ちょっと控えさせようかな」といったことを実践しているようです。 納期に余裕があるから今日やらなくてもいいといった判断ができるようになっていますね。注意喚起ができないと、人によっては用もないのに残業してしまう場合もありますから。

讃岐罐詰・代表取締役 西山さま
それと、他の人のタイムカードを勝手に見て「あの人はなんでこんなに残業しているのか？」と気にする従業員もいたのですが、紙に印字されていないことで、従業員同士ではそのようなやりとりができなくなったのも良かったなと思っています。
時間単位での有休の処理や、勤怠の申請フローはまだシステム移行できていないこともあり、勤怠管理全体の業務時間の削減としては、これからという状況です。ですが集計での単純ミスがなくなったことは大きなメリットですね。有休の付与も自動的にされるようになったので、その作業負担も減りました。



――従業員の皆さまからの反応はいかがでしょうか？

讃岐罐詰・代表取締役 西山さま
従業員の年齢層は幅広く、60〜80代の方も活躍されていますが、紙からカードへの切り替えに関して大きな問題はなく、スムーズでした。
導入して2カ月後くらいに秋田工場へ行った際も、みんな違和感なく使っていましたね。打刻機が「おはようございます」「お疲れさまでした」と言ってくれるのを気に入っているという声も多いですよ。

讃岐罐詰・常務取締役 角岡さま
紙のタイムカードのときは出勤時刻も退勤時刻もすべて印字されていましたから、例えば出勤を2回打刻してしまっても、自分で間違いに気づきやすかったんですが、カードですと、見た目ではちょっと分かりにくいのが弱点ですね。最近はだんだん慣れてきていますが、初めは「私、朝押し忘れたかも？」といった問い合わせがよくありました。工場の従業員はパソコンを見ないので、自分で確かめることができないんです。
それと出勤と退勤は15時に自動で切り替わるのですが、それよりも早い時間に退勤した場合、何気なく打刻したら「おはようございます」と言われて間違いに気付く場合もあります。それは本人から伝えてくれる場合もありますし、管理者側でエラー通知を受けて「出勤が2重になっているから間違えたのかな」と分かる場合もあります。

――今回の勤怠管理システム導入にあたり、百十四銀行及び百十四システムサービスによる導入支援はお役に立ちましたでしょうか？

讃岐罐詰・代表取締役 西山さま
はい。当社にはIT人材がいないので、ご支援がなければ導入できませんでした。

百十四銀行・松浦
KING OF TIMEはシェアナンバーワンの勤怠管理システムであり、我々としてもしっかりと責任を持ってサポートできるという点で、自信を持ってお勧めさせていただきました。讃岐罐詰さんは当行と日頃からお付き合いがあり、信頼いただいておりますので、それを裏切れないという気持ちで百十四銀行と百十四システムサービスが連携した「百十四グループ」として一生懸命サポートさせていただきました。

讃岐罐詰・中薮さま
給与ソフトとの連携がどうしてもうまくいかなかったとき、百十四システムサービスの藤本さんがKING OF TIMEだけではなく給与計算ソフトのサポートセンターとも連絡を取って、解決方法を色々探ってくださったのが助かりました。 「これを藤本さんに聞くのは間違っているかも」と思いながら、給与計算ソフトの方の使い方まで質問してしまったときがありました。何度も会社に来ていただきましたし、zoomでも頻繁にやりとりしましたね。

百十四銀行・松浦
会社としては勤怠の集計をして、従業員それぞれに正しい給与を支払うというのは一連の流れですが、使用しているソフトが違うと、わからないことを問い合わせたときに「ここから先は給与計算ソフトの方に聞いてください」「いやいや勤怠のシステムで対応してください」と、サポート対応の責任の所在が曖昧になりがちです。 ですが、導入支援をご依頼いただいていると、我々が双方の間に立って、どうしたら問題を解決できるのか一緒に考えることができます。

讃岐罐詰・常務取締役 角岡さま
フォロー体制が良かったですね。フォロー体制があったっていうところはやっぱり一番大きく思います。もしそれがなかったら、KING OF TIMEを入れても使いこなせず、たぶんまたタイムカードに戻っていたんじゃないかと思います。

讃岐罐詰・代表取締役 西山さま
IT専門の人材がいないとか、年配者が多いとか、そういう会社には導入支援が欠かせないと思います。

百十四銀行・松浦
今回、独自ルールの部分の課題は残しつつ、タイムカードに打刻された時間を手打ちすることなく、システム上のデータをダウンロードして給与計算ソフトに流し込むと自動計算ができるという形まで実現できました。 我々を導入支援の担当としてコンサルティング契約を締結いただいたことで、御社の従業員に近しい立場でサポートさせていただきました。我々の強みは、お客さまの状況を理解しつつ伴走型で中長期のご支援できる点です。 今回、我々が不足していたIT人材を担い、ＤＸで地域の課題解決に向けて応援出来たことは、当行がめざす姿「総合コンサルティング・グループの進化」に向けて前進したと考えています。今後もKING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ様）と連携して地域のＤＸを進めてまいります。
この度はありがとうございました。